الخرطوم: الطابية
أطلق الصندوق القومي لرعاية الطلاب برنامجه للأرشفة الرقمية، حيث نظمت الإدارة العامة للتخطيط والتقانة والمعلومات ورشة تدريبية تحت شعار “نحو إدارة بلا ورق”، والتي تستمر لمدة يومين. ويأتي هذا البرنامج في إطار جهود الصندوق للتحول الرقمي الذي انطلق منذ عام 2024، مستهدفًا السكرتارية التنفيذية بالأمانة العامة لتحسين نظام حفظ وتداول الوثائق والمراسلات.
وأكد الأمين العام للصندوق، د. أحمد حمزة الأمين، أن التحول الرقمي يمثل تحديًا أساسيًا لتطوير العمل المؤسسي، مشيرًا إلى أهمية رقمنة الإجراءات وميكنة العمل لتحسين الأداء وزيادة الكفاءة. كما سلط الضوء على ضرورة الأرشفة الرقمية في ظل الأضرار التي تعرضت لها الوثائق الرسمية نتيجة الظروف الراهنة، مما يعزز من أمان المعلومات وحماية ذاكرة المؤسسة.
من جهته، أوضح مدير الإدارة العامة للتخطيط والتقانة والمعلومات، أسامة عثمان، أن نحو 3,150 عاملاً تم حفظ بياناتهم إلكترونيًا ضمن أنظمة الصندوق، مؤكدًا أن الورشة تمثل بداية تطبيق التراسل الإلكتروني عبر البريد الرسمي، مما يتيح حفظ المراسلات إلكترونيًا. كما تم الإعلان عن وقف تداول الوثائق الرسمية عبر تطبيق واتساب واعتماد القنوات المؤسسية للمراسلات.
بدورها، أكدت مديرة إدارة الدعم الفني، رابعة أحمد ساتي، أن مشروع الأرشفة الرقمية يتجاوز مجرد تحويل الوثائق الورقية إلى إلكترونية، ليشكل خطوة نحو بناء ذاكرة رقمية تدعم الوصول المستدام إلى الوثائق، وتقلل من مخاطر فقدانها وتحسن كفاءة العمل المؤسسي.